Jan Štráfelda - Průvodce online -projektem
Praha/Mělník  |  776 678 044  |  jan@strafelda.cz  |  Pošlete mi poptávku

Nepřítomnost na pracovišti

Jakmile opouštíte kancelář na den a více, měli byste o tom dát vědět, minimálně automatickou odpovědí na příchozí emaily. Na delší plánovanou absenci je vhodné upozornit s předstihem. Že jde o základní slušnost? Přesto se mi opakovaně stává, že se projekt zpozdí kvůli nečekané dovolené klienta. Proto si dnes dovolím malé kázání.

Každé podobné zpoždění je pochopitelně nepříjemné, neboť narušuje hladký průběh realizace a v extrémních případech může vést i k přesunutí projektu na konec pracovní fronty. Případně člověk zbytečně honí sebe i jiné jen proto, aby pak schválení dané fáze týden čekalo v mailové schránce klienta.

Pokud jsem však o dovolené či pracovní cestě zákazníka informován s dostatečnou časovou rezervou, je snadné vše naplánovat tak, aby na hluché místo vyšly procesy na straně dodavatele.

Užitečné informace

Ať už samotnou zprávu zformulujete jakkoliv, snažte se být struční a přesní, ale zároveň příjemní a zdvořilí. Berte v úvahu, že příjemci je nemilý samotný fakt, že vás nebylo možné zastihnout. Slůvko „bohužel“ či jiný způsob politování se určitě vyplatí, vtipkování obvykle ne.

Týden předem

Půjde-li o delší nepřítomnost, doporučuji minimálně s týdenním předstihem upozornit všechny účastníky rozpracovaných projektů. Například takto:

Dobrý den,

od 18. 3. do 22. 3. 2009 plánuji dovolenou. Zastoupí mě proto kolega [funkce, titul, jméno a příjmení], e-mail [e-mail kolegy], telefon [telefon kolegy].

Kolegu jsem se stavem projektu podrobně seznámil a má také přístup k logům dosavadní komunikace. Má nepřítomnost by tedy neměla průběh projektu [název projektu] nijak ovlivnit. Pošlete mu proto prosím podklady dle dříve domluveného harmonogramu.

S přátelským pozdravem
     Jan Štráfelda

Pokud podobný e-mail odesíláte více adresátům najednou, často není vhodné, aby věděli o dalších příjemcích. Nezapomeňte proto zadat jejich adresy do kolonky „skrytá kopie“.

Před odjezdem

Ukázka automatické odpovědi na příchozí zprávy nastavené v den odjezdu na dovolenou:

Dobrý den,

od 18. 3. do 22. 3. 2009 jsem na dovolené a nemohu Vám tedy odpovědět. Kopie Vašeho emailu byla proto automaticky zaslána kolegovi [titul, jméno a příjmení], e-mail [e-mail kolegy], telefon [telefon kolegy], který mě po dobu nepřítomnosti zastupuje.

V opravdu naléhavých případech mi také můžete zaslat SMS zprávu na telefonní číslo [telefonní číslo], pokusím se s Vámi spojit do 24 hodin.

S přátelským pozdravem
Jan Štráfelda.

Z automatického odpovídání také nezapomeňte vyřadit adresy e-mailových konferencí, do nichž jste přihlášeni, jinak vám hrozí vyloučení!

Jak to děláte vy?

Máte osvědčenou šablonu pro podobné zprávy? Zapomněl jsem na něco? Dejte mi vědět v komentářích.

Management

Zaujal jsem vás? Přihlašte se do mailingu a mé další texty už vám neuniknou:

 

Zprávy posílám cca 8 × ročně. Odhlásit se můžete kdykoliv. Více informací.

Komentáře (0)

Přidat nový komentář

Zatím tu nejsou žádné komentáře.

Přidávání nových komentářů k tomuto článku bylo uzavřeno.


Nezávazná poptávka

  (volitelné)