Nepřítomnost na pracovišti

Nepřítomnost na pracovišti Jakmile opouštíte kancelář na den a více, měli byste o tom dát vědět, minimálně automatickou odpovědí na příchozí emaily. Na delší plánovanou absenci je vhodné upozornit s předstihem. Že jde o základní slušnost? Přesto se mi opakovaně stává, že se projekt zpozdí kvůli nečekané dovolené klienta. Proto si dnes dovolím malé kázání.

Každé podobné zpoždění je pochopitelně nepříjemné, neboť narušuje hladký průběh realizace a v extrémních případech může vést i k přesunutí projektu na konec pracovní fronty. Případně člověk zbytečně honí sebe i jiné jen proto, aby pak schválení dané fáze týden čekalo v emailové schránce klienta.

Pokud jsem však o dovolené či pracovní cestě zákazníka informován s dostatečnou časovou rezervou, je snadné vše naplánovat tak, aby na hluché místo vyšly procesy na straně dodavatele.

Užitečné informace

  • důvod nepřítomnosti (dovolená, pracovní cesta, nemoc, v horším případě obecnější „jsem mimo kancelář“)
  • délka nepřítomnosti (nejlépe datum od → do)
  • kontakty na zástupce (jak email, tak telefon pro rychlý kontakt)
  • tip, jak se chovat v případě urgentní záležitosti

Ať už samotnou zprávu zformulujete jakkoliv, snažte se být struční a přesní, ale zároveň příjemní a zdvořilí. Berte v úvahu, že příjemci je nemilý samotný fakt, že vás nebylo možné zastihnout. Slůvko „bohužel“ či jiný způsob politování se určitě vyplatí, vtipkování obvykle ne.

Týden předem

Půjde-li o delší nepřítomnost, doporučuji minimálně s týdenním předstihem upozornit všechny účastníky rozpracovaných projektů. Například takto:

Dobrý den,

od 18. 3. do 22. 3. 2009 plánuji dovolenou. Zastoupí mě proto kolega [funkce, titul, jméno a příjmení], email [email kolegy], telefon [telefon kolegy].

Kolegu jsem se stavem projektu podrobně seznámil a má také přístup k logům dosavadní komunikace. Má nepřítomnost by tedy neměla průběh projektu [název projektu] nijak ovlivnit. Pošlete mu proto prosím podklady dle dříve domluveného harmonogramu.

S přátelským pozdravem
     Jan Štráfelda

Pokud podobný email odesíláte více adresátům najednou, často není vhodné, aby věděli o dalších příjemcích. Nezapomeňte proto zadat jejich adresy do kolonky „skrytá kopie“.

Před odjezdem

Ukázka automatické odpovědi na příchozí zprávy nastavené v den odjezdu na dovolenou:

Dobrý den,

od 18. 3. do 22. 3. 2009 jsem na dovolené a nemohu Vám tedy odpovědět. Kopie Vašeho emailu byla proto automaticky zaslána kolegovi [titul, jméno a příjmení,] email [email kolegy], telefon [telefon kolegy], který mě po dobu nepřítomnosti zastupuje.

V opravdu naléhavých případech mi také můžete zaslat SMS zprávu na telefonní číslo [telefonní číslo], pokusím se s Vámi spojit do 24 hodin.

S přátelským pozdravem
     Jan Štráfelda

Z automatického odpovídání také nezapomeňte vyřadit adresy emailových konferencí, do nichž jste přihlášeni, jinak vám hrozí vyloučení!

Jak to děláte vy

Máte osvědčenou šablonu pro podobné zprávy? Zapomněl jsem na něco? Dejte mi vědět v komentářích.

Zoufalství!Nic mocUjde toVynikajícíLepší to být nemůže! (hlasů: 1)
RSS komentářů

Přidejte svůj komentář

Upozorňuji, že mohou být smazány komentáře, které se netýkají tématu článku, nejsou čtenáři užitečné, nejsou psány slušně či s diakritikou.







* Prosím, vyplňte položky označené hvězdičkou. Email se nezobrazuje.